Déclaration des participants

En 2019, environ 40% des listes de participants ont dû être modifiées manuellement après la déclaration initiale.

Les modifications de listes entrainenent : des changements de réservations de chambre, des reprogrammation des badges d'accès sur le site, l'annulation ou la réorganisation des voyages, etc...

Nous comprenons que des changements puissent être inévitables, mais cela représente, pour les services impliqués, une charge de travail de plus en plus importante et un risque non négligeable d'erreur, compte tenu de l'augmentation croissante des demandes de changements dans les listes de participants.

Par conséquence, une seule "réouverture" de liste des participants sera à présent tolérée.

C'est pourquoi, nous invitons le responsable du projet (main proposer ou BAG coordinateur) à contacter tous les participants et vérifier avec eux les informations à renseigner (date d'arrivée / départ, maison d'hébergement, aide financière, etc...) avant la soumission de la liste.

Merci par avance pour votre collaboration.

Participants

La déclaration des participants doit être effectuée dans le SUN set : au plus tard 3 semaines avant l'expérience pour un projet Standard (STD) ou 2 semaines avant l'expérience pour un projet BAG.

Toutes personnes désirant venir à SOLEIL dans le cadre d'une expérience doit être déclarée en tant que participant de ce projet.

Les participants peuvent être différents des porteurs de projets.

Dates de venue

Par défaut les dates de venue d'un participant sont celles du projet du début à la fin.

Si les dates de venue des participants diffèrent de celles du projet, il faut le préciser au moment de la déclaration des participants.

Merci donc au main proposer de voir avec chaque participant quelles sont ses dates de venue avant de remplir la déclaration.

Toute modification peut être source d'erreur et des modifications trop tardives ont pour risque ne pas pouvoir être prises en compte.

Hébergement

C'est lors de cette déclaration qu'il faut renseigner si certains des participants (hors prise en charge SOLEIL) nécessitent une chambre à la maison d'hébergement et pour combien de nuités.

Là encore c'est au Main proposer de faire les démarches et de renseigner les informations conformes.

Financements utilisateurs

En fonction du domaine du projet et du pays de l'institut d'origine certains participants peuvent être éligible à une prise en charge financière par un des programmes européens dont SOLEIL est membre ou par SOLEIL.

• Une prise en charge par SOLEIL est possible pour les utilisateurs provenant d'un institut français : jusqu'à 3 participants pour chaque projet (session dans le cas d'un BAG).

Les participants d'Ile-de-France sont partiellement subventionnés : seul la maison d'hébergement et la cantine sont pris en charge.

Les participants français hors Ile-de-France sont entièrement subventionnés : voyage, maison d'hébergement, cantine.

En le cas d'un nombre important de sessions pour un même projet : la première venue peut être entièrement prise en charge, mais les suivantes ne le seront que partiellement.

Retrouvez des informations plus détaillées...

• Une prise en charge par un programme d'Accès TransNational (TNA) est possible pour les utilisateurs provenant d'instituts européens : jusqu'à 2 participants par projet.

Retrouvez les conditions pour chacun des programmes européens en cours...